Waar sommige medewerkers sinds de coronapandemie liever thuiswerken, hebben anderen juist de behoefte om weer naar kantoor te gaan. Daar zien ze collega’s, kunnen ze samenwerken en hebben ze toegang tot fysieke bedrijfsmiddelen.

Veel gestelde vragen zijn: hoe gaan we het ‘terug naar kantoor’ faciliteren? En hoe ziet de nieuwe kantooromgeving eruit?

Behoeftenonderzoek

De beste manier om je voor te bereiden op een nieuwe situatie die vooraf lastig te voorspellen is, is door je veerkrachtig en flexibel op te stellen.

Om te bepalen hoe een kantoorruimte eruit moet zien en welke flexibiliteit er nodig is, moeten we achterhalen welke behoeften een organisatie heeft. Enquêtes en vragenlijsten helpen om te achterhalen wat medewerkers graag willen en nodig hebben in de fysieke kantooromgeving.

Toekomstbestendig maatwerk

De juiste inrichting van een kantoorruimte is een uitdaging voor degene die verantwoordelijk is voor de fysieke werkplekken op kantoor. Hoe maken we die plekken zo prettig en aantrekkelijk mogelijk voor de medewerkers? Flexibiliteit is ook hierin een voorwaarde. Er is niet één pasklare oplossing. Een mix van maatwerkoplossingen zorgt voor de toekomstbestendigheid en flexibiliteit die veel organisaties op dit moment zoeken en nodig hebben.

Veiligheid en gezondheid

Een belangrijk onderwerp. De pandemie heeft de manier waarop mensen over hun gezondheid denken veranderd. Medewerkers verwachten dat de werkgever regelt dat zij gezond kunnen werken.

Hierbij liggen preventiemaatregelen voor de hand. Zeepdispensers, anderhalve meter, luchtzuivering. Daarnaast zijn er ook persoonlijke beschermingsmiddelen die medewerkers kunnen dragen. Maar daarnaast zijn er nog technische en administratieve maatregelen die een organisatie toe kan passen om het welzijn van de medewerkers te bevorderen:

Technische maatregelen

• Objecten met handgrepen vervangen door handvrije varianten
• Fysieke barrières zoals schermen plaatsen
• HVAC (heating, ventilation en air conditioning)-systemen inzetten om de hoeveelheid verse buitenlucht in gebouwen te verhogen

Administratieve maatregelen (veranderingen in de manier waarop mensen werken)

• Afstand houden
• Meer schoonmaakonderhoud plegen
• Voorzieningen voor communicatie en informatie

Het doorvoeren van de juiste maatregelen zorgt voor een veilige werkomgeving en draagt bij aan de gezondheid van medewerkers.

Ruimtebeheersing

Wanneer medewerkers terugkeren naar de fysieke werkplek, zal het bij veel bedrijven waarschijnlijk niet gaan om het voltallige kantoorpersoneel. De pandemie heeft medewerkers gedwongen om op afstand te werken en sommigen zijn daar heel succesvol in geweest. Waarschijnlijk zal een deel van de medewerkers dit dus ook blijven doen.

Een idee kan zijn om een ‘aanwezigheidscyclus’ in te voeren, waarbij bijvoorbeeld de helft van het personeel op maandag en woensdag op kantoor is en de andere helft op dinsdag en donderdag. De vrijdag is open op inschrijving, tot het maximale aantal is bereikt. Zo kun je als organisatie de helft je medewerkers op kantoor hebben, met voldoende afstand en zonder overvolle ruimten.

Een ander scenario is de regeling ‘Hot desking of hoteling office space’. Dit is een concept waarbij medewerkers geen vaste werkplek hebben, maar op de dagen dat ze op kantoor moeten zijn, een werkplek toegewezen krijgen of kunnen reserveren. De verminderde capaciteit levert meer vrije ruimte op die weer ingezet kan worden om ruimtes te creëren waar kleine groepen of teams kunnen samenkomen.

Hybride vergaderen

Iemand plant een vergadering, kiest een vergaderzaal, maakt een externe link aan via Teams of Zoom en stuurt die naar zes medewerkers. De helft kiest voor deelname op afstand, terwijl de andere helft fysiek aanwezig wil zijn. Ojee. Is de vergaderlocatie hierop ingesteld?

Vaak is dit nog niet het geval. Daarom moeten veel vergaderzalen worden aangepast om zowel fysieke als virtuele deelname te kunnen faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een groter scherm
• Mogelijkheden om een scherm te laten draaien
• De positie van de camera(‘s)
• Het plaatsen van microfoons

De diverse mogelijkheden moeten worden onderzocht voor het optimaal faciliteren van hybride vergaderingen.

Conclusie

Er is niet één pasklare oplossing voor de uitdaging om medewerkers terug te krijgen naar de fysieke kantoorruimte. Om de juiste aanpak te bepalen is vooral onderzoek nodig naar de behoeften en ervaringen van medewerkers. Dan keren zij weer met plezier en een veilig gevoel terug naar kantoor.

Wij denken graag mee

Argility zorgt ervoor dat werkomgevingen op orde zijn en lost vraagstukken voor je op. Benieuwd naar hoe onze mensgerichte aanpak er in de praktijk uitziet?