Tijdens een verbouwing woonden de bewoners van het Gasthuis in Brielle tijdelijk ergens anders. In juli 2021 konden zij weer worden terugverhuisd naar het inmiddels prachtig verbouwde Gasthuis.

Het bestuur van Catharina Thuis op Voorne – hierna: Catharina – vroeg Argility (Ucility) om deze verhuizing te faciliteren en begeleiden. Hierbij bestond ook de wens om projectmatig werken op een goede manier in de organisatie te verankeren.

Het begin: goed beschreven elementen en een duidelijke structuur

Om de verhuizing in al zijn aspecten te kunnen faciliteren hebben we samen met de interne projectleider van Catharina een projectplan opgesteld. Hierin stonden belangrijke elementen van het project, zoals het doel, resultaat en de scope, duidelijk beschreven.

Een heldere projectstructuur, werkgroepen, de benodigde competenties en een SMART geformuleerde opdracht boden houvast voor de overleggen en agenda’s van de werkgroepen. Ook de onderlinge afhankelijkheden werden duidelijk beschreven.

In het project waren 5 werkgroepen actief:

• Werkgroep Plaatsing, waarin o.a. de criteria werden opgesteld voor toewijzing van de appartementen.
• Werkgroep Gebruiksklaar, waarin alle facilitaire en ondersteunende diensten, materialen, meubilair en andere benodigde voorzieningen werden geïnventariseerd.
• Werkgroep Verhuizen, die alle activiteiten rondom de verhuizing in kaart bracht, planningen maakte, en de daadwerkelijke uitvoering begeleidde.
• Werkgroep Communicatie, die de communicatie naar de bewoners en hun familie/contactpersonen en andere betrokkenen opstelde, afstemde en volgens planning deelde.
• Werkgroep Personeel, waarin onder andere de werving en selectie voor nieuwe medewerkers werd uitgewerkt en uitgevoerd.

2 maanden eerder dan gepland!

De verbouwing bleek voor te lopen op schema en de wens vanuit het bestuur om eerder te verhuizen was dus logisch. Doordat in het projectplan de planningen en de gewenste resultaten helder en inzichtelijk waren, konden de consequenties van deze vervroeging snel in beeld worden gebracht. Hierdoor konden de besluiten over de te ondernemen acties, door het bestuur en het management vlot worden genomen.

Alle medewerkers in de organisatie en met name die in de werkgroepen hebben een tandje bijgeschakeld en hard gewerkt om de verhuizing eerder én naar volle tevredenheid van bewoners en betrokkenen te realiseren.

Maar liefst 2 maanden eerder dan oorspronkelijk gepland, werd de terugverhuizing gerealiseerd. En de duidelijke en succesvolle aanpak van het project, heeft projectmatig werken verder verankerd in de organisatie.

Kortom: de kracht van een succesvol project zit voor een groot deel in een helder projectplan!

Meer weten

Wil je meer informatie of zoek je ook een goede projectmanager?aanpak, verhuisden de bewoners van het verbouwde Gasthuis 2 maanden eerder dan gepland!